Politique de Confidentialité

1. Responsable du traitement

EXE SARL, éditeur du service IKAA
Siège social : 80C Route de Cantalauze, 31470 Fontenilles
SIRET : 993 039 478 00017 · TVA : FR29993039478
Gérant : Mickaël BARBIERO
Contact : formulaire de contact

2. Données collectées

Dans le cadre de l'utilisation du service, nous collectons les données suivantes :

• Données d'identification : nom, adresse e-mail, mot de passe chiffré ;
• Données professionnelles : trajets (adresses départ/arrivée, dates, distances), véhicules (marque, puissance fiscale), motifs de déplacement ;
• Données fiscales : date de début d'activité IK, type d'exercice comptable ;
• Données de paiement : traitées exclusivement par Mollie, non stockées par IKAA ;
• Données techniques : adresse IP, type de navigateur, logs de connexion (à des fins de sécurité) ;
• Avatar : photo de profil optionnelle uploadée par l'utilisateur ;
• Géolocalisation (application mobile) : uniquement pendant un suivi de trajet actif, voir section 9.
• Chat en direct : le contenu de vos messages et, le cas échéant, une pièce jointe (image) que vous joignez. Si vous n'êtes pas connecté, un identifiant technique généré par votre navigateur (non lié à votre identité civile) permet de retrouver votre conversation ; si vous êtes connecté, votre compte y est directement associé.

3. Finalités et bases légales

4. Destinataires des données

Vos données sont traitées par les sous-traitants suivants, sélectionnés pour leur conformité RGPD :

• Mollie : traitement des paiements (Pays-Bas, certifié PCI-DSS) ;
• o2switch : hébergement frontend et backend, serveurs localisés en France (Clermont-Ferrand) ;
• API Adresse (data.gouv.fr) : géocodage des adresses que vous saisissez, y compris votre adresse de domicile pour la classification automatique de vos trajets. Service public français, sous responsabilité de l'État ;
• Komoot (Photon) : reçoit l'adresse complète de chaque trajet que vous saisissez, y compris votre adresse de domicile le cas échéant, afin de la convertir en coordonnées géographiques (géocodage) ;
• OSRM : reçoit ces coordonnées pour calculer l'itinéraire routier et la distance ;
• Groq (États-Unis) : analyse assistée par IA de vos données fiscales, et réponses automatiques du chat en direct. Dans le chat, si vous êtes connecté, un résumé de votre compte (kilométrage et montant IK de l'exercice en cours, véhicules, plan d'abonnement) est transmis pour vous répondre personnellement, jamais votre adresse ni vos moyens de paiement. Activée par défaut sur les fonctionnalités d'agents IA (dont le chat), désactivable à tout moment depuis les réglages de votre compte. Transfert hors UE encadré par les clauses contractuelles types de la Commission européenne ;
• Google : trois cas distincts. Si vous vous connectez ou inscrivez avec le bouton « Continuer avec Google », Google reçoit l'information que vous vous authentifiez sur IKAA et nous transmet votre nom et votre adresse email pour créer ou reconnaître votre compte. Si vous activez la synchronisation avec votre agenda Google, accès en lecture aux événements que vous connectez. Sur l'application mobile Android, chargement des fonds de carte Google Maps pour l'affichage de vos trajets tracés, que la synchronisation d'agenda soit activée ou non ;
• Microsoft : uniquement si vous activez la synchronisation avec votre agenda Outlook, avec un accès en lecture aux événements que vous connectez ;
• Expo (EAS) : héberge la compilation et, une fois l'application publiée, la distribution de l'application mobile IKAA sur l'App Store et le Google Play Store. Aucune version de l'application n'a été publiée à ce jour ; cette mention est faite par anticipation d'une future mise en ligne.

Aucune donnée personnelle n'est vendue à des tiers.

5. Combien de temps IKAA conserve vos données

Ces durées sont celles appliquées par IKAA, automatiquement. Elles ne se confondent pas avec vos propres obligations de conservation, précisées juste en dessous.

• Données de compte actif : pendant toute la durée du contrat + 3 ans après résiliation ;
• Données de trajets et justificatifs : 6 ans (délai de prescription fiscal) ;
• Données de facturation : 10 ans (obligation comptable légale) ;
• Logs techniques : 90 jours.

5 bis. Combien de temps vous devez conserver vos pièces

Ces durées ne dépendent pas d'IKAA : elles vous incombent, ou incombent à votre employeur, et peuvent être plus longues que celles ci-dessus. Supprimer votre compte n'y change rien, pensez à exporter vos données avant.

• Justificatifs de vos frais réels : 3 ans au minimum, correspondant au délai de reprise de l'administration fiscale (art. L. 169 du livre des procédures fiscales) ;
• Attestation sur l'honneur du forfait mobilités durables : 5 ans, conservée par l'employeur au titre de ses obligations déclaratives URSSAF ;
• Pièces comptables d'une entreprise : 10 ans (art. L. 123-22 du code de commerce).

6. Vos droits

Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

• Droit d'accès (art. 15 RGPD) : obtenir une copie de vos données ;
• Droit de rectification (art. 16 RGPD) : corriger vos données ;
• Droit à l'effacement (art. 17 RGPD) : supprimer votre compte et vos données ;
• Droit à la limitation (art. 18 RGPD) : suspendre un traitement ;
• Droit à la portabilité (art. 20 RGPD) : exporter vos données au format structuré ;
• Droit d'opposition (art. 21 RGPD) : vous opposer à certains traitements ;
• Droit de retrait du consentement : à tout moment pour les traitements basés sur le consentement.

Pour exercer ces droits : utilisez notre formulaire de contact. Délai de réponse : 30 jours maximum. En cas de réclamation, vous pouvez saisir la CNIL : cnil.fr.

7. Cookies

IKAA utilise des cookies strictement nécessaires au fonctionnement du service (session, préférences de thème). Des cookies analytiques anonymisés peuvent être utilisés avec votre consentement. Vous pouvez gérer vos préférences via la bannière cookie ou les paramètres de votre navigateur.

8. Sécurité

IKAA met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données : chiffrement HTTPS, hachage des mots de passe (bcrypt), accès restreint aux données, sauvegardes régulières, journalisation des accès.

9. Application mobile IKAA

L'application mobile IKAA traite certaines données spécifiquement liées à son usage sur smartphone, en complément des données décrites ci-dessus :

• Géolocalisation : lorsque vous activez le traceur GPS, votre position est enregistrée pendant toute la durée du suivi (y compris en arrière-plan si l'application est réduite) afin de calculer la distance de votre trajet. Ce tracé est transmis à nos serveurs uniquement si vous enregistrez le trajet ; un suivi abandonné n'est jamais envoyé. Ces données de localisation ne sont jamais transmises à votre employeur ni à un manager. Ce consentement est demandé explicitement au premier lancement du traceur et peut être révoqué à tout moment depuis Compte > Sécurité, sans supprimer votre compte.
• Authentification biométrique (Face ID, Touch ID, empreinte) : utilisée pour déverrouiller l'application ou activer la connexion rapide. La vérification biométrique elle-même est effectuée par le système d'exploitation de votre téléphone. IKAA ne reçoit, ne voit ni ne stocke aucune donnée biométrique, uniquement un résultat « autorisé » ou « refusé ».
• Connexion rapide : si vous l'activez, votre mot de passe est chiffré et conservé exclusivement dans le coffre-fort sécurisé de votre téléphone (Keychain iOS / Keystore Android), déverrouillable par biométrie ou code de l'appareil. Il n'est jamais transmis à IKAA à cette occasion ni stocké sur nos serveurs. Vous pouvez désactiver cette fonction à tout moment depuis Compte > Sécurité.
• Appareil photo et photos : accès demandé uniquement lorsque vous choisissez de joindre un justificatif à un trajet (photo directe ou sélection dans votre galerie) ; les images sont converties en PDF sur votre téléphone avant l'envoi.
• Notifications : une notification locale peut vous être proposée lorsque l'application détecte, via le GPS, que vous êtes probablement arrivé(e) à destination. Ce traitement reste local à votre appareil.

Les données de géolocalisation sont conservées selon les mêmes durées que les données de trajets (section 5) et supprimées avec votre compte.