Export comptable des indemnités kilométriques (FEC/CSV) : le guide 2026

Pourquoi exporter ses indemnités kilométriques en comptabilité ?

Vos indemnités kilométriques (IK) doivent être enregistrées quelque part dans votre comptabilité : en charge (compte 625 voyages et déplacements, ou équivalent) en contrepartie d'un compte de tiers (par défaut 421 personnel — rémunérations dues, ajustable selon votre situation). Ressaisir chaque trajet à la main dans votre logiciel de comptabilité est une source d'erreurs et une perte de temps évitable. IKAA génère directement ces écritures depuis vos trajets déjà enregistrés.

FEC ou CSV : quel format choisir ?

IKAA propose deux formats d'export :

• FEC (Fichier des Écritures Comptables) : format tabulé à 18 colonnes, une ligne débit et une ligne crédit par trajet, conforme à la structure officielle définie par l'article A47 A-1 du Livre des procédures fiscales. À noter : IKAA génère des écritures compatibles avec un import FEC dans votre logiciel de comptabilité — ce n'est pas un FEC officiel au sens réglementaire complet, qui représente l'intégralité de la comptabilité d'une entreprise sur un exercice.
• CSV : une ligne par trajet, avec point-virgule et virgule décimale (convention Excel français), pour une relecture ou une saisie manuelle simple.

En pratique : demandez à votre expert-comptable ou vérifiez la documentation de votre logiciel (Sage, Cegid, QuickBooks, EBP…) s'il accepte un import FEC. Sinon, le CSV reste toujours exploitable.

Paramétrer vos comptes comptables

Chaque export utilise vos propres comptes, modifiables depuis la page "Comptabilité" du tableau de bord : le code et le libellé du journal (par défaut "ND" / Notes de frais), le compte de charge (par défaut 625100), et le compte de contrepartie (par défaut 421000). Si votre plan comptable utilise d'autres numéros, ajustez-les une seule fois : ils s'appliquent automatiquement à tous vos exports suivants.

Qui peut utiliser l'export comptable ?

Cette fonctionnalité est réservée aux profils qui ont une véritable obligation comptable propre : Solopreneur (y compris au régime réel), TPE et PME. Un salarié n'y a pas accès : ses IK sont remboursées et comptabilisées par les livres de son employeur, pas les siens. Seul le titulaire du compte peut exporter — jamais un collaborateur, même si son employeur y a droit.

Inviter directement votre expert-comptable

Depuis la même page, un bouton "Inviter mon comptable" envoie une invitation par email : votre expert-comptable peut alors consulter vos trajets et indemnités en lecture seule, sans créer de compte et sans jamais avoir accès à vos identifiants. Cette invitation reste révocable à tout moment.

Comment exporter en pratique

1. Ouvrez le tableau de bord, puis "Comptabilité" dans le menu.
2. Vérifiez ou ajustez vos comptes (une seule fois, sauf changement de plan comptable).
3. Choisissez la période (année entière, ou un mois précis) et le format (FEC ou CSV).
4. Cliquez sur "Exporter" : le fichier se télécharge, prêt à importer dans votre logiciel de comptabilité ou à transmettre à votre expert-comptable.

Seuls les trajets professionnels sont inclus : le domicile-travail n'est jamais remboursé par l'employeur, il ne figure donc jamais dans un export comptable.